Czym jest outsourcing? Samo pojęcie pochodzi od angielskiego zwrotu outside-resource-using - czyli używanie zewnętrznych zasobów do realizacji celów biznesowych. Jest to usługa polegająca na zleceniu zewnętrznej firmie obsługi ściśle określonych procesów w firmie.
Outsourcing jest zazwyczaj stosowany w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy, które jednakże z uwagi na charakter prowadzonej przez firmę działalności nie wchodzą w skład jej głównego biznesu. Dla większości organizacji kompleksowa opieka informatyczna w formie outsourcingu będzie najbardziej efektywnym rozwiązaniem. Przedsiębiorstwo uniknie ponoszenia nakładów na utworzenie oraz utrzymywanie kompetentnego zespołu oraz ryzyka związanego z możliwością odejścia pracowników o kluczowych kompetencjach.
Outsourcing w sektorze IT
Na tle rynku sektor IT należy do obszarów o największej dynamice rozwoju. Zmiana jest tam stanem permanentnym - wdrażanie nowych rozwiązań i systemów wymaga nieustannej aktualizacji posiadanej wiedzy specjalistycznej oraz bieżącego monitorowania nowości wchodzących na rynek. Tak zmienne środowisko powoduje konieczność ponoszenia cyklicznych kosztów szkoleń. Dzięki zleceniu obsługi informatycznej firmie zewnętrznej, przedsiębiorstwo unika kosztów bezpośrednich, a ponadto ma od razu dostęp do wiedzy wysoko wykwalifikowanych ekspertów.
Zalety outsourcingu IT
Systemy informatyczne są niezbędne dla skutecznego zarządzania firmą - ich stopień skomplikowania jest uzależniony przede wszystkim od branży, specyfiki zarządzania oraz wielkości firmy. Sprawne pozyskiwanie (raportowanie) informacji z systemów stanowi podwalinę procesów decyzyjnych, np. pozwala na optymalizowanie działania firmy w oparciu o skutki dotychczasowych działań. Zapewnienie prawidłowej opieki IT stwarza konieczność powołania zespołu doświadczonych informatyków - to oni muszą realizować wszelkie zadania związane ze sprzętem, systemami i programami w firmie.
Obecnie firmy dążą do optymalizacji kosztów, a zasoby ludzkie dedykują do obszarów, które przynoszą zysk. Nawiązanie współpracy w ramach outsourcingu umożliwia uniknięcie konieczności zatrudnienia własnych specjalistów, zachowując przy tym pełne wsparcie w obszarze obsługi IT.
Kluczowe elementy outsourcingu przynoszące wartość dodaną dla przedsiębiorstwa:
1. Obniżenie kosztów działalności
Dzięki współpracy z zewnętrzną firmą informatyczną przedsiębiorstwo może zrezygnować z posiadania własnej struktury IT. Pozwala to zredukować koszty wynagrodzeń, obsługi kadrowo-płacowej, szkoleń, rekrutacji oraz utrzymywania odpowiednio wyposażonych miejsc pracy. Wprawdzie stawki godzinowe firm świadczących outsourcing w obszarze IT są wyższe niż standardowe stawki pracowników własnych, jednak nie zwiększają ich koszty pozapłacowe. Ponadto większość firm nie potrzebuje informatyków na pełny etat i firma może płacić tylko za faktycznie wykorzystane godziny. Przy większych projektach można ustalić stawkę za wykonanie konkretnej usługi – w wyniku tego pracodawca nie musi prowadzić nadzoru nad wykonywaniem pracy (dbanie o wydajność), unika dodatkowych kosztów związanych z pracą w nadgodzinach, pracę w soboty i niedziele, przestoje w pracy oraz urlopy wypoczynkowe.
2. Uniknięcie problemów kadrowych
Obsługa informatyczna firm realizowana przez zewnętrznego dostawcę pozwala na szybkie i sprawne rozwiązywanie bieżących problemów. W przypadku, gdy usługi nie będą zgodne z oczekiwaniami firmy, wystarczy anulować przedłużenie abonamentu i zmienić firmę zewnętrzną. W ten sposób unikamy strat związanych z odejściem pracowników z własnego działu IT (np. koszty rekrutacji, szkoleń). Klient pozbywa się problemów związanych z koniecznością zapewnienia zastępstw w czasie urlopów czy zwolnień chorobowych – opieka IT jest zawsze do dyspozycji klienta.
3. Czas to pieniądz
Opieka informatyczna firm oszczędza przedsiębiorstwu wiele cennego czasu. Firmy świadczące usługi outsourcingu zatrudniają duże zespoły specjalistów, posiadających bogate doświadczenie nabyte podczas pracy z różnymi klientami (zróżnicowane wielkości firm, mnogość branż oraz specyficznych potrzeb). Takie zasoby i doświadczenie pozwalają szybko zidentyfikować potrzeby klienta i zaproponować rozwiązania informatyczne usprawniające przepływ informacji. Kadra zarządzająca korzystając z efektywnego raportowania, może szybko podejmować strategiczne decyzje, skupiając się przede wszystkim na strategicznych aspektach biznesu. Strategiczna koncentracja na podstawowym biznesie pozwala na szybszy rozwój przedsiębiorstwa – zwiększanie konkurencyjności i poszerzanie zakresu działalności o nowe rynki.
4. Zalety nowych technologii
Kompleksowy outsourcing funkcji IT zapewnia dostęp do najnowszych technologii, sprzętu nowej generacji oraz bieżących aktualizacji oprogramowania. Infrastruktura IT najczęściej jest przenoszona do dostawców usług w chmurze, co pozwala minimalizować ryzyka związane z niesprawnością sprzętu hardware (np. dysków, serwerów). Firma informatyczna zapewnia ciągłość działania systemów oraz zmiany konfiguracji w razie jakiejkolwiek awarii, pozwalające na utrzymanie dostępu oraz ochrony danych Klienta. Takie rozwiązanie obniża koszty utrzymania fizycznego sprzętu i eliminuje koszty przestojów związanych z brakiem dostępu do danych firmowych.
5. Jakość usług gwarantowana przez ekspertów
Usługi informatyczne dla firm świadczone jest przez wysoko wyspecjalizowane przedsiębiorstwa. Takie firmy zatrudniają starannie dobrany personel, który posiada wieloletnie doświadczenie w branży, na bieżąco poszerza kompetencje, śledzi rynkowe nowości i rozwiązuje niestandardowe problemy ze sprzętem, systemami oraz oprogramowaniem.
Informatycy - pracujący zazwyczaj dla wielu różnych Klientów - są w stanie usunąć ewentualne awarie o wiele szybciej niż osoby zatrudnione w firmowym dziale IT, które nie spotkały się jeszcze z określonym zadaniem. Firma oferująca usługi outsourcingowe zatrudnia inżynierów, którzy specjalizują się w wielu wąskich dziedzinach informatyki, co pozwala na szybkie usunięcie nieprawidłowości związane z infrastrukturą IT w firmie Klienta.
Dostęp do najlepszych fachowców nie byłby możliwy bez korzystania z outsourcingu – zatrudnienie na etat informatyków na porównywalnym poziomie wiedzy i doświadczenia byłoby dla firmy bardzo trudne i wymagałoby poniesienia wysokich nakładów finansowych. Zewnętrzne usługi IT gwarantują dostęp do zaawansowanej, najnowszej specjalistycznej wiedzy technologicznej.
6. Certyfikowanie eksperci
Firmy działające w branży outsourcingu IT kładą nacisk na zatrudnianie certyfikowanych ekspertów, bardzo poszukiwanych na polskim rynku IT (posiadających m. in. Microsoft Certified IT Professional czy Cisco Certified Network Associate).
Przedsiębiorstwa spoza branży IT rzadko zatrudniają etat wysoko wykwalifikowanych i doświadczonych informatyków (z uwagi na wysokie koszty płacowe). Outsourcing IT pozwala na uzyskanie wsparcia najlepszych ekspertów, którzy pomogą rozwiązać dany problem.
7. Minimalizowanie ryzyka awarii
Awarie systemu informatycznego mają negatywny wpływ na produktywność organizacji Klientów – zaburzają bieżącą pracę firmy, zaburzając jej płynne funkcjonowanie.
Zewnętrzne firmy informatyczne mogą przejmować opiekę nad serwerami, oprogramowaniem oraz kopiami zapasowymi. Dedykowani specjaliści dbają o redukowanie ryzyka awarii, poprzez bieżące wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości. Dotyczy to również szybkiego wykrywanie i eliminowania obecności szkodliwego oprogramowania typu malware czy ransomware.
Firmy zapewniające usługi IT dbają, aby infrastruktura informatyczna u ich Klienta była niezawodna i dostępna przez 24 godziny na dobę. Ciągły monitoring i ograniczanie ryzyka pozwala uniknąć ewentualnych przestojów w pracy firmy. Takiej opieki raczej nie zapewnią firmowi informatycy, którzy w danym momencie mogą skupić się na innym (równie ważnym) projekcie.
8. Możliwość konfiguracji zakresu usług
Outsourcing IT daje bardzo duże możliwości w zakresie indywidualnego doboru. Pośród korzyści, które przynosi obsługa IT należy zwrócić uwagę na możliwość indywidualnego doboru usług. Klienci mogą podpisać umowę na całościową obsługę informatyczną firm lub zdecydować się jedynie na część usług (np. helpdesk IT, backup danych, administrację serwerami, zarządzanie siecią komputerową, diagnostykę problemów IT i serwis). Taka elastyczność współpracy pozwala dobrze wkomponować usługi IT w budżet firmy i płacić za czynności, które w naszym przedsiębiorstwie są najważniejsze.